Minutes of the 1st General Assembly Meeting, December 7, 2019

Meeting Minutes

The 1st General Assembly of the Riffa Views Owners Association

• Date: Saturday, December 7, 2019
• Time: 7:00 PM
• Venue: Riffa Views International School

The 1st General Assembly of the Riffa Views Owners Association was held on Saturday, December 7, 2019, at 7:00 PM in the hall of Riffa Views International School. The meeting was valid as it was the second attempt after the lack of quorum in the first meeting held on Saturday, November 30, 2019.

Attendees:

• Personal Attendance: 89
• Proxies: 8
• Voting Papers: 343

Total Participating Units (excluding duplicates):

• 440 units out of 1,054 units.
• Representation rate: 41.74%.

Meeting Chair:

The meeting was chaired by Dr. Abdulmajeed Al Awadhi, Chairman of the Temporary Committee of the Association, and was attended by:

1. Mr. Yasser Abdulrahman Alraee, Managing Director of Riffa Views.
2. Mr. Abdulhaq Mohammed, Legal Advisor from "Trowers & Hamlins".
3. Mr. Abdulrahim Haji, Business Development Manager.

Resolutions:

• Resolution 1: Majority approval to appoint Dr. Abdulmajid Al Awadhi as the Chairperson of the meeting.
• Resolution 2: Majority approval of the meeting agenda.
• Resolution 3: Majority approval of the draft Articles of Association for the Riffa Views Owners Association.
• Resolution 4: Majority approval of the draft Master Regulations for the shared property at Riffa Views.
• Resolution 5: Majority approval to authorize the elected Board of Directors to review the Master Transportation Agreement and grant them the authority to sign it after General Assembly approval.
• Resolution 6: Majority approval to authorize the elected Board of Directors to review the Riffa Views site plan and approve it after General Assembly endorsement.
• Resolution 7: Majority approval to authorize the elected Board of Directors to review and sign contracts with service providers under the Master Transportation Agreement with more than two years remaining on their terms, subject to General Assembly approval.
• Resolution 8: Majority approval to continue appointing RV Real Estate as the Association Manager.
• Resolution 9: Majority approval of the financial statements for RV Real Estate W.L.L. and the 2020 budget.
• Resolution 10: Majority approval to take the necessary actions regarding owners who fail to meet payment obligations, as outlined in the annex.
• Resolution 11: Majority approval of the proposed remuneration for Board members, as detailed in the annex.
• Resolution 12: Majority approval of the election procedures for the Board of Directors, as detailed in the annex.
• Resolution 13: Approval of the Board of Directors to establish a communication mechanism after their meeting and share it with all owners.

Board Election:

The first-term Board of Directors (2020-2022) election was conducted, resulting in the following members being elected:

1. Abdulhameed Ahmed Jumaa, 266 votes
2. Abdulla Ahmed Kamal, 264 votes
3. Reem Ahmed Akbari, 255 votes
4. Dr. Mazin Mohammed Jumaa, 253 votes
5. Akram Nabeel Haji, 208 votes

محضر اجتماع

الجمعية العمومة الأولى لاتحاد مُلاك الرفاع فيوز

• يوم السبت 7 ديسمبر 2019
• الساعة 7:00 مساءً
• قاعة مدرسة الرفاع فيوز

عقد اجتماع الجمعية العمومية لاتحاد مُلاك الرفاع فيوز يوم السبت الموافق 7 ديسمبر 2019 في تمام الساعة السابعة مساءً، وذلك في قاعة مدرسة الرفاع فيوز الدولية، وكان انعقاد هذا الاجتماع صحيحاً حيث أنه الاجتماع الثاني بعد عدم تحقق النصاب القانوني في الاجتماع الأول الذي عقد يوم السبت 30 نوفمبر 2019م. 

الحضور:

• الحضور الشخصي: 89
• الوكلاء: 8 
• أوراق التصويت: 343

مجموع الوحدات المشاركة في الاجتماع مع عدم احتساب تكرار الوحدات في الحضور وأوراق التصويت:

• ( 440 ) وحدة من مجموع ( 1054 ) وحدة
• نسبة تمثيل الوحدات في هذا الاجتماع بلغت ( 41.74 % )

رئيس الاجتماع:

ترأس الاجتماع الدكتور عبدالمجيد العوضي رئيس اللجنة المؤقتة للاتحاد، وقد حضـر معه الاجتماع كل من:

1. السيد / ياسر عبدالرحمن الراعي - العضو المنتدب بشـركة الرفاع فيوز.
2. السيد / عبدالحق محمد - من شركة "تراورز أند هملنز" المستشار القانوني للمطوّر.
3. السيد / عبدالرحيم حاجي - مدير إدارة تطوير الأعمال للمطوّر.

القرارات:

• القرار (1): الموافقة بالأغلبية على اختيار د.عبدالمجيد العوضي رئيساً للاجتماع.
• القرار (2): الموافقة بالأغلبية على جدول الأعمال.
• القرار (3): الموافقة بالأغلبية على مسودة النظام الأساسي لاتحاد مُلاك الرفاع فيوز .
• القرار (4): الموافقة بالأغلبية على مسودة النظام الرئيسـي للعقار المشترك في الرفاع فيوز
• القرار (5): الموافقة بالأغلبية على تفويض مجلس الإدارة المنتخب لمراجعة اتفاقية النقل الرئيسية ومنحه الصلاحيات للتوقيع عليها بعد اعتمادها من قبل الجمعية العمومية
• القرار (6): الموافقة بالأغلبية على تفويض مجلس الإدارة المنتخب لمراجعة مخطط موقع الرفاع فيوز والموافقة عليه بعد اعتماده من قبل الجمعية العمومية
• القرار (7): الموافقة بالأغلبية على تفويض مجلس الإدارة المنتخب لمراجعة عقود موردي الخدمات المراد تحويلها بموجب اتفاقية النقل الرئيسية التي تبقى لها أكثر من سنتين على مددها ومنحه الصلاحيات للتوقيع عليها بعد اعتمادها من قبل الجمعية العمومية
• القرارا (8): الموافقة بالأغلبية على استمرار عمل "آر في العقارية" بصفتها مديراً للاتحاد
• القرار (9): الموافقة بالأغلبية على البيانات المالية لشـركة "آر في العقارية ش.ش.و" وميزانية العام 2020
• القرار (10): الموافقة بالأغلبية على اتخاذ الإجراءات حيال الملاك الممتنعين عن السداد، والتي تم تحديدها ضمن المرفقات
• القرار (11): الموافقة بالأغلبية على مقترح صرف مكافأة أعضاء مجلس الإدارة، والتي تم تحديدها ضمن المرفقات
• القرار (12): الموافقة بالأغلبية على الإجراءات المتبعة لانتخابات مجلس الإدارة، والتي تم تحديدها ضمن المرفقات
• القرار (13): الموافقة على قيام مجلس الإدارة بعد اجتماعه بتحديد آلية للتواصل ومشاركة هذه الآلية مع جميع المُلاك.

انتخابات مجلس الإدارة:

كما شهد الاجتماع إجراء انتخابات الدورة الأولى لمجلس إدارة الاتحاد للأعوام 2020-2022، وقد أسفرت الانتخابات عن فوز الأعضاء التالية أسماؤهم:

1. عبدالحميد أحمد جمعة (266 صوت)
2. عبدالله أحمد كمال (264 صوت)
3. ريم أحمد أكبري (255 صوت)
4. الدكتور مازن محمد جمعة (253 صوت)
5. أكرم نبيل الحاج (208 صوت)