Minutes of the 3rd General Assembly Meeting, March 19, 2022

Meeting Minutes

The 3rd General Assembly of the Riffa Views Owners Association

• Date: Saturday, March 19, 2022
• Time: 6:00 PM
• Venue: Riffa Views International School

The 3rd General Assembly of the Riffa Views Owners Association was held on Saturday, March 19, 2022, at 6:00 PM at the Riffa Views International School. The meeting was valid as it was the second attempt after the lack of quorum in the first meeting held on Saturday, March 12, 2022.

Attendees:

• Personal Attendance (Members): 35 members owning 42 units, of which 15 units submitted voting papers, resulting in 27 unique units.
• Personal Attendance (Proxies): 3 members owning 3 units, all of which submitted voting papers, resulting in no unique units.
• Personal Attendance (Legal Representatives): 3 members owning 196 units, all of which submitted voting papers, resulting in no unique units. 
• Participants via Voting Papers: 109 members owning 372 units.

Total Participating Units (excluding duplicates):

• 399 units out of 1,054 units.
• Representation rate: 37.85%.

Meeting Chair:

The meeting was chaired by Dr. Mazin Mohammed Ali Jumaa, Chairman of the Board of Directors of the Riffa Views Owners Association, and attended by:

1. Mr. Akram Nabeel Haji, Board Vice Chairman.
2. Mr. Abdulhameed Ahmed Jumaa, Board Secretary.
3. Mr. Abdulla Ahmed Kamal, Board Treasurer.
4. Ms. Reem Ahmed Akbari, Board Member.

Representatives from the Association Manager:

1. Mr. Yasser Abdulrahman Alraee, Managing Director.
2. Mr. Waleed Abdulwahab Alqassimi, Executive Secretary to the Board.

Resolutions:

• Resolution 1: Unanimous approval to appoint the Chairperson to preside over the General Assembly meeting.
• Resolution 2: Unanimous approval of the agenda for the Third General Assembly.
• Resolution 3: Unanimous approval of the minutes of the Second General Assembly meetings held on April 17 and 24, 2021.
• Resolution 4: Majority approval of the audited financial statements for 2020.
• Resolution 5: Unanimous approval to appoint "Ernst & Young - Bahrain" as the external auditor for the financial year ending December 31, 2021.
• Resolution 6:
• Majority approval to authorize the Chairperson to sign the terms of agreement document on behalf of the Board of Directors.
• Approval of amendments to the Master Transportation Agreement.
• Authorization of the Chairperson to sign the agreement on behalf of the Association.
• Resolution 7: Majority approval to award the Association Manager tender for 2022-2023 to RV Real Estate W.L.L. for a total amount of BHD 457,802 for two years.
• Resolution 8: Majority approval of the Association's budget for 2022, amounting to BHD 1,280,247.
• Resolution 9: Majority approval of the Board’s recommendation to reject the proposed change to the service fee calculation method and maintain the current method.
• Resolution 10: Majority approval to discharge the Board members from liabilities for the financial years ending 2020 and 2021.

Board Elections:

The election for the second-term Board of Directors (2022-2024) was held, resulting in the following elected members:

Main Members:

1. Reem Ahmed Akbari, 231 votes
2. Mohammed Mahmood Mohammed, 224 votes
3. Abdulhameed Ali Albalooshi, 183 votes
4. Akram Nabeel Haji, 167 votes
5. Khalid Ahmed Rajab, 164 votes

Reserve Members:

1. Abdulla Murtadha Abdulla, 60 votes
2. Majid Ali Al Ameen, 8 votes
   

محضر اجتماع

الجمعية العمومة الثالثة لاتحاد مُلاك الرفاع فيوز

• يوم السبت 19 مارس 2022
• الساعة 6:00 مساءً
• قاعة مدرسة الرفاع فيوز

عقد اجتماع الجمعية العمومية الثالثة لاتحاد مُلاك الرفاع فيوز يوم السبت الموافق 19 مارس 2022 في تمام الساعة السادسة مساءً في قاعة مدرسة الرفاع فيوز الدولية، وكان انعقاد هذا الاجتماع صحيحاً حيث أنه الاجتماع الثاني بعد عدم تحقق النصاب القانوني في الاجتماع الأول الذي عقد يوم السبت 12 مارس 2022 م.

الحضور:

أولاً: الحضور الشخصي (الأعضاء):

• شارك ( 35 ) عضواً يملكون ( 42 ) وحدة منها ( 15 ) وحدة قدمت أوراق تصويت، وبذلك يكون عدد الوحدات غير المكررة ( 27 ) وحدة.

ثانياً: الحضور الشخصي (الوكلاء):

• شارك ( 3 ) أعضاء يملكون ( 3 ) وحدات، منها ( 3 ) وحدات قدمت أوراق تصويت، وبذلك يكون عدد الوحدات غير المكررة ( لا يوجد ).

ثالثاً: الحضور الشخصي (الممثلون القانونيون):

• شارك ( 3 ) أعضاء يملكون ( 196 ) وحدة، منها ( 196 ) وحدة قدمت أوراق تصويت، وبذلك يكون عدد الوحدات غير المكررة ( لا يوجد ) وحدة.

رابعاً: المشاركون عبر أوراق التصويت:

• عدد ( 109 ) عضواً يملكون ( 372 ) وحدة

مجموع الوحدات المشاركة في الاجتماع مع عدم احتساب تكرار الوحدات في الحضور وأوراق التصويت:

• ( 399 ) وحدة من مجموع ( 1054 ) وحدة
• نسبة تمثيل الوحدات في هذا الاجتماع بلغت ( 37.85 % )

رئيس الاجتماع:

وقد ترأس الاجتماع الدكتور مازن محمد علي جمعة رئيس مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز، وقد حضـر معه الاجتماع:

1. السيد / أكرم نبيل الحاج - نائب رئيس مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز.
2. السيد / عبدالحميد أحمد جمعة - أمين سر مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز.
3. السيد / عبدالله أحمد كمال - أمين الخزينة بمجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز
4. السيدة / ريم أحمد أكبري - عضو مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز.

كما حضر الاجتماع من جانب شركة مدير الاتحاد:

1. السيد / ياسر عبدالرحمن الراعي - مدير عام شركة آر في العقارية ممثلاً عن مدير الاتحاد.
2. السيد / وليد عبدالوهاب القاسمي - سكرتير مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز.

القرارات:

• القرار رقم (1): الموافقة بالإجماع على تعيين رئيس مجلس الإدارة لرئاسة اجتماع الجمعية العمومية
• القرار رقم (2): الموافقة بالإجماع على جدول أعمال اجتماع الجمعية العمومية الثالثة
• القرار رقم (3): الموافقة بالإجماع على التصديق على محضري اجتماع الجمعية العمومية الثانية المنعقدة بتاريخ 17 أبريل 2021 وتاريخ 24 أبريل 2021
• القرار رقم (4): الموافقة بالأغلبية على اعتماد القوائم المالية (المدققة) للعام 2020
• القرار رقم (5): الموافقة بالإجماع على تعيين شركة " أرنست ويونغ - البحرين" مدققا خارجيا للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2021
• القرار رقم (6): (1) الموافقة بالأغلبية على المصادقة على تفويض رئيس مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز بالتوقيع على مستند شروط الاتفاق نيابةً عن مجلس الإدارة، و(2) اعتماد التعديلات الواردة على اتفاقية النقل الرئيسية، و(3) تفويض رئيس مجلس الإدارة بالتوقيع على الاتفاقية نيابةً عن الاتحاد
• القرار رقم (7): الموافقة بالأغلبية على إرساء مناقصة مدير الاتحاد للعامين 2022-2023 على شركة "آر في العقارية ذ.م.م" بمبلغ إجمالي وقدره 457,802 دينار بحريني لمدة عامين
• القرار رقم (8): الموافقة بالأغلبية على اعتماد ميزانية الاتحاد للعام 2022 وذلك بمبلغ وقدره 1,280,247 دينار بحريني (مليون ومائتان وثمانون ألف ومائتان وسبعة وأربعين دينار بحريني فقط)
• القرار رقم (9): الموافقة بالأغلبية على توصية مجلس الإدارة بشأن مقترح تغيير طريقة احتساب رسوم الخدمة (الاشتراكات السنوية) والقاضية برفض تطبيق هذا المقترح والإبقاء على الطريقة الحالية
• القرار رقم (10): الموافقة بالأغلبية على إبراء ذمة أعضاء مجلس الإدارة عن السنتين الماليتين المنتهيتين في 2020 و2021

انتخابات مجلس الإدارة:

كما شهد الاجتماع إجراء انتخابات الدورة الثانية لمجلس إدارة الاتحاد للأعوام 2022-2024، وقد أسفرت الانتخابات عن فوز الأعضاء التالية أسماؤهم:

الأعضاء الأساسيين:

1. ريم أحمد أكبري - 231 صوت
2. محمد محمود محمد - 224 صوت
3. عبدالحميد علي البلوشي - 183 صوت
4. أكرم نبيل الحاج - 167 صوت
5. خالد أحمد رجب - 164 صوت

الأعضاء الاحتياط:

1. عبدالله مرتضى عبدالله - 60 صوت
2. ماجد علي الأمين - 8 أصوات