Minutes of the 2nd General Assembly Meeting, April 24, 2021

Meeting Minutes

The 2nd General Assembly of the Riffa Views Owners Association

• Date: Saturday, April 24, 2021
• Time: 8:30 PM
• Venue: Virtual meeting via Zoom

The 2nd General Assembly of the Riffa Views Owners Association was held on Saturday, April 24, 2021, at 8:30 PM. The meeting was conducted virtually via Zoom and was valid as it was the second attempt after the lack of quorum in the first meeting held on Saturday, April 17, 2021.

Attendees:

• Personal Attendance (Members) via Zoom: 63 members owning 77 units, of which 40 members submitted voting papers for 53 units, resulting in 24 unique units.

• Personal Attendance (Proxies) via Zoom: 2 members owning 171 units.

• Participants via Voting Papers: 243 members owning 378 units.

Total Participating Units (excluding duplicates):

• 573 units out of 1,054 units.
• Representation rate: 54.36%
  
  

Meeting Chair:

The meeting was chaired by Dr. Mazin Mohammed Ali Jumaa, Chairperson of the Riffa Views Owners Association Board, and attended by all Board members:

1. Mr. Akram Nabeel Haji, Board Vice Chairman.
2. Mr. Abdulhamid Ahmed Jumaa, Board Secretary.
3. Mr. Abdullah Ahmed Kamal, Board Treasurer.
4. Ms. Reem Ahmed Akbari, Board Member.

Representatives from the Association Manager:

1. Mr. Yasser Abdulrahman Alraee, Managing Director.
2. Mr. Waleed Abdulwahab Alqassimi, Executive Secretary to the Board.

Observers:

Neutral observers from the Bahrain Bar Society, appointed by the Real Estate Regulatory Authority (RERA) at the Board's request, attended the meeting:

1. Attorney Bushra Al Maieouf
2. Attorney Hanan Al Aradi

Resolutions:

• Resolution 1: Approval to appoint the Chairperson to preside over the General Assembly meeting.
• Resolution 2: Approval of the meeting agenda.
• Resolution 3: Approval of the minutes of the First General Assembly meeting held on December 7, 2019.
• Resolution 4: Approval of the amendments to the Association's main regulations as proposed by RERA.
• Resolution 5: Approval of amendments to the Association's Articles of Association to comply with Decision No. 1 of 2020.
• Resolution 6: Approval of the Board’s recommendations on the Riffa Views site plan and the Master Transportation Agreement.
• Resolution 7: Approval of the Board’s recommendations on the transfer of service contracts.
• Resolution 8: Approval of the Board’s proposal regarding the Association's administrative and financial measures.
• Resolution 9: Approval of the Board’s proposal on the service fee calculation mechanism for additional constructions.
• Resolution 10: Approval of the Association’s unaudited financial statements for 2020.
• Resolution 11: Approval of the Association’s budget for 2021.
• Resolution 12: Approval of the appointment of an external auditor for the financial year ending December 31, 2020.
• Resolution 13: Authorization of the Board to review a service fee calculation proposal submitted by an owner and to resubmit it for discussion in the next General Assembly meeting.
  

محضر اجتماع

الجمعية العمومة الثانية لاتحاد مُلاك الرفاع فيوز

• يوم السبت 24 أبريل 2021
• الساعة 8:30 مساءً
• اجتماع إفتراضي أقيم عبر تطبيق زووم

عقد اجتماع الجمعية العمومية لاتحاد مُلاك الرفاع فيوز يوم السبت الموافق 24 أبريل 2021 في تمام الساعة الثامنة والنصف مساءً، وهو اجتماع إفتراضي أقيم عبر تطبيق زووم، وكان انعقاد هذا الاجتماع صحيحاً حيث أنه الاجتماع الثاني بعد عدم تحقق النصاب القانوني في الاجتماع الأول الذي عقد يوم السبت 17 أبريل 2021م. 

الحضور:

أولاً: الحضور الشخصي (الأعضاء) عبر زووم:

• شارك ( 63 ) عضواً يملكون ( 77 ) وحدة منهم ( 40 ) عضواً قدموا أوراق تصويت لعدد ( 53 ) وحدة، وبذلك يكون عدد الوحدات غير المكررة ( 24 ) وحدة.

ثانياً: الحضور الشخصي (الوكلاء) عبر زووم:

• شارك ( 2 ) عضواً يملكون ( 171 ) وحدة

ثالثاً: المشاركون عبر أوراق التصويت:

• عدد ( 243 ) عضواً يملكون ( 378 ) وحدة

مجموع الوحدات المشاركة في الاجتماع مع عدم احتساب تكرار الوحدات في الحضور وأوراق التصويت:

• ( 573 ) وحدة من مجموع ( 1054 ) وحدة
• نسبة تمثيل الوحدات في هذا الاجتماع بلغت ( 54.36 % )

رئيس الاجتماع: 

وقد ترأس الاجتماع الدكتور مازن محمد علي جمعة رئيس مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز، وقد حضـر معه الاجتماع جميع أعضاء مجلس الإدارة وهم:

1. السيد / أكرم نبيل الحاج - نائب رئيس مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز.
2. السيد / عبدالحميد أحمد جمعة - أمين سر مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز.
3. السيد / عبدالله أحمد كمال - أمين الخزينة بمجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز.
4. السيدة / ريم أحمد أكبري - عضو مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز.

كما حضر الاجتماع من جانب شركة مدير الاتحاد:

1. السيد / ياسر عبدالرحمن الراعي - مدير عام شركة آر في العقارية ممثلاً عن مدير الاتحاد.
2. السيد / وليد عبدالوهاب القاسمي - سكرتير مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز

وحضـر الاجتماع مراقبين محايدين ممثلين عن جمعية المحامين البحرينية، تم تعيينهما من قبل مؤسسة التنظيم العقاري، بناءً على طلب من مجلس إدارة الاتحاد، وهما:

1. المحامية / بشرى المعيوف
2. المحامية / حنان العرادي

القرارات:

• القرار رقم (1) الموافقة على تعيين رئيس مجلس الإدارة لرئاسة اجتماع الجمعية العمومية
• القرار رقم (2) الموافقة على جدول الأعمال
• القرار رقم (3) التصديق على محضر الاجتماع الأول للجمعية العمومية المنعقدة بتاريخ 7 ديسمبر 2019
• القرار رقم (4) اعتماد التعديلات الواردة من مؤسسة التنظيم العقاري على النظام الرئيسي للاتحاد
• القرار رقم (5) اعتماد تعديل النظام الأساسي للاتحاد ليتوافق مع القرار (1) لسنة 2020
• القرار رقم (6) اعتماد توصيات مجلس الإدارة بشأن مخطط موقع الرفاع فيوز واتفاقية النقل الرئيسية
• القرار رقم (7) اعتماد توصيات مجلس الإدارة بشأن نقل عقود الخدمات
• القرار رقم (8) اعتماد مقترح مجلس الإدارة بشأن التدابير الإدارية والمالية للاتحاد
• القرار رقم (9) اعتماد مقترح مجلس الإدارة بشأن آلية احتساب رسوم الخدمة عن البناء الإضافي
• القرار رقم (10) اعتماد القوائم المالية للاتحاد (غير المدققة) للعام 2020
• القرار رقم (11) اعتماد ميزانية الاتحاد للعام 2021
• القرار رقم (12) اعتماد تعيين مدقق خارجي للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2020
• القرار رقم (13) تفويض مجلس الإدارة لمراجعة مقترح احتساب رسوم الخدمة المقدم من أحد الملاك وإعادة طرحه للنقاش في الاجتماع المقبل للجمعية العمومية